Stát zavádí jednotné měsíční hlášení. Firmy čeká více práce, chaos a zvýšený dozor
NOVINKY PRO ÚČETNÍ
Na začátku dubna startuje jednotné měsíční hlášení zaměstnavatelů (JMHZ). To zásadně promění komunikaci mezi státem a firmami. Stát by měl mít mnohem větší a důkladnější dohled a přístup k informacím o zaměstnancích. Více než 420 tisíc tuzemských zaměstnavatelů má nově povinnost jednou měsíčně nahlašovat aktuální údaje o svých zaměstnancích státním úřadům jako je Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ), Finanční správa ČR či Český statistický úřad (ČSÚ). Ministerstvo práce a sociálních věcí slibuje konec desítek formulářů a zjednodušení administrativy, zatímco firmy varují před zvýšenou pracovní zátěží, počátečním chaosem a neochotou zaměstnanců nahlašovat informace soukromého charakteru.
Nový systém má nahradit více než dvě desítky dosavadních hlášení, která zaměstnavatelé posílali různým institucím. Nově budou všechna data o zaměstnancích, jejich příjmech, odvodech či pracovních vztazích odesílána elektronicky v jednom souboru. To by mělo nahradit zbytečně velké množství formulářů a zamezit duplicitám v předávání informací mezi státní správou. JHMZ by také mělo zamezit daňovým únikům, odhalit nepřiznávání příjmů a zlepšit přehled o nároku na dávky mezi zaměstnanci a jejich příbuznými.
Zavedení JMHZ se navíc dotkne prakticky všech – nejen velkých podniků, ale i malých firem, spolků či bytových družstev, které vyplácejí odměny třeba jen příležitostně. Právě menší a střední zaměstnavatelé přitom podle zástupců trhu čelí největším problémům, protože nemají dostatečné kapacity ani technologické zázemí, zatímco velké podniky se opřou o vlastní IT zázemí a dodavatele systémů.
„Systém JMHZ zavádí jedno podání označené jako jednotné měsíční hlášení (JMHZ), které plně nebo částečně nahradí řadu hlášení (tiskopisů), jež nyní podáváte s různou frekvencí některým úřadům – přehled hlášení naleznete na našich webových stránkách. Zavedením JMHZ se odstraní například duplicitní vyplňování údajů v různých hlášeních, což přispěje k jednodušší komunikaci s úřady. Jedním hlášením budete nově předávat údaje pouze jednomu místu – Ministerstvu práce a sociálních věcí prostřednictvím České správy sociálního zabezpečení – a ostatní úřady si z něho budou své údaje čerpat. Díky systému JMHZ budete moci plnit své povinnosti efektivněji, s menším rizikem chyb. Stát bude moci údaje zpracovat a využít rychleji a efektivněji,“ uvádí ČSSZ.
Problémem není jen technická stránka nového systému, ale i získávání údajů od zaměstnanců. Pracovníci totiž často odmítají sdělovat citlivější informace, například kvůli obavám z diskriminace nebo s odkazem na ochranu soukromí a GDPR. Typicky jde třeba o údaje potřebné pro slevy na děti nebo informace o invalidním důchodu. Podle právníků ale zaměstnavatel může tyto údaje požadovat, pokud je potřebuje ke splnění zákonné povinnosti.
Firmy zároveň upozorňují i na praktické komplikace při náboru. Pokud musí zaměstnance registrovat dopředu a kandidát nakonec nenastoupí, přibývá zpětných oprav a roste riziko chyb. Nejistotu navíc prohlubuje i nejasná metodika některých položek. Mzdové účetní tak už nyní zpracovávají data s tím, že si nejsou jisté, zda stát bude jejich výklad považovat za správný. U velkých zaměstnavatelů s tisícovkami pracovníků by případné ruční opravy znamenaly téměř neřešitelnou zátěž.
Práce navíc, větší kontrola a technické problémy
Systém se spouští postupně a startuje 1. dubna 2026. První měsíc budou mít firmy na registraci a doplnění s tím, že do 20. května musí poslat data za duben a do konce června data za první tři měsíce letošního roku. Podle ministerstva práce se jedná o jeden z největších kroků v digitalizaci státní správy za poslední roky.
Ministr Aleš Juchelka (ANO) řekl, že se systém připravoval dlouhodobě a je technicky připravený. „Komunikovali jsme s firmami i dodavateli mzdových systémů. Proběhl taktéž pilotní provoz a systém je technicky připravený. Zároveň máme samozřejmě připravené scénáře pro případ komplikací, neboť každá taková velká změna má své rozjezdové, nájezdové období, něco se dolaďuje,“ uvedl Juchelka.
Podle ústředního ředitele ČSSZ Františka Boháčka bude první období náročné pro zaměstnavatele i sociální správu. Boháček podotkl, že v prvních měsících úřad sankce za chyby či chybějící data udělovat nebude. „Naším cílem není nikoho trestat, ale posunout projekt do fáze, kdy všichni vědí, co mají dělat,“ uvedl Boháček.
TÝDENÍK: V průmyslu se setrvale propouští. David Marek pro Echo o problémech ekonomiky
Mzdové účetní tvrdí, že novinka znamená práci navíc, zvýšený dozor nad zaměstnanci i větší kontrolu ze strany státních institucí. Už od ledna musí zaměstnavatelé shromažďovat výrazně širší spektrum údajů o zaměstnancích, které budou následně do systému odesílat. Vedle základních dat jde například o informace o vzdělání, rodinných poměrech či souběžných pracovních vztazích. Právě sběr těchto údajů naráží na odpor zaměstnanců. Někteří lidé odmítají sdílet citlivé informace s odkazem na ochranu soukromí, což komplikuje práci mzdových účetních.
1. osobní a identifikační údaje (jméno, příjmení, rodinný stav, vzdělání, apod.)
2. údaje o rodinných příslušnících, pokud mají vliv na dávky
3. informace o pracovních poměrech, dohodách či jiné výdělečné činnosti
4. údaje o zahraničních vazbách
5. skutečnost rozhodná pro účast na pojištění
Firmy se podle odborníků ocitají v nelehké pozici prostředníka mezi státem a zaměstnanci. Odpovědnost za správnost dat totiž nese zaměstnavatel, i když informace získává od pracovníků. To znamená, že odpovědnost leží na jedné straně, ale součinnost je nutná na straně druhé. Právě tento nesoulad je zdrojem napětí.
Obavy panují i z technického fungování systému. Přestože ministerstvo práce deklaruje připravenost a za sebou má i pilotní provoz, skutečný test přijde až při ostrém spuštění na začátku dubna, kdy se do systému přihlásí stovky tisíc zaměstnavatelů najednou. Podle dosavadních odhadů se jedná o více než 400 tisíc zaměstnavatelů.
Podle ředitelky daňové a účetní poradenské firmy ECOVIS Simony Fialové také panuje obava z toho mít data „na první dobrou“ perfektně a správně. „Vracet mzdy a provádět zpětné opravy v takto robustním hlášení bude podle účetních velmi náročné,“ uvedla pro Echo24.
Také připomíná, že systém poskytne informace jak státu, tak zaměstnavateli i zaměstnanci. „Až se systém plně zaběhne, zaměstnanec by se měl přihlásit do svého portálu, kde by měl mít přehled o svých příjmech, evidenci dětí, nárok na sociální dávky a další důležité informace,“ sdělila Fialová. Daňové přiznání by se zároveň mělo částečně předvyplnit automaticky.
„Bude tak možné přestat odesílat obrovské množství dílčích přihlášek. Řada různých hlášení, například přehledy o platbě pojistného (PVP), evidenční listy důchodového pojištění (ELDP), hlášení k nemoci (NEMPRI), oznámení o nástupu (ONZ) a různé roční i kvartální statistiky, by měla být nahrazena nebo integrována do jednoho podání,“ sdělila Fialová redakci.
Přesto se ale musí počítat s počátečním pracovním chaosem. „Mzdové účetní si od systému dlouhodobě slibují celkovou digitalizaci a zjednodušení práce po překonání počátečního chaosu,“ uvedla ředitelka Fialová pro Echo24. Klíčové ale bude, jak stát zvládne první měsíce provozu. Právě ty rozhodnou, zda se z ambiciózní reformy stane skutečné zjednodušení, nebo jen další vrstva administrativy.
