České firmy plýtvají časem i penězi. Nedokážou vidět interní procesy z nadhledu

Interní procesy řady českých firem se za léta fungování příliš nezměnily. Objednávky vyřizuje několik zaměstnanců, chybí centrální systém pro řízení skladu a účetnictví i management čerpají informace z několika různých tabulek. Brněnská vývojářská společnost Dactyl Group proto pomáhá firmám procesy digitalizovat.

Složité postupy s vysokou časovou náročností a chybovostí automatizuje pomocí aplikací. Podle Milana Doubka, spoluzakladatele Dactyl Group, nejde o nahrazení zaměstnanců softwarem. „Firmy zpravidla vědí, jak využít čas svých zaměstnanců jinak a smysluplněji. Jen nevědí, jak jim uvolnit ruce od rutinní práce,“ říká.

Vyřízení každé objednávky má několik zbytečných kroků

Koronavirus dovedl firmy do situace, ve které se každá objednávka a každá koruna z ní počítá. O zisk je přitom připravují zbytečné náklady. V některých firmách dochází až k absurdním situacím, kdy se na vyřízení každé objednávky podílí hned několik lidí, kteří by se vůbec zapojovat nemuseli.

„Dobrý příklad je servisní firma našeho klienta, ve které měla každá objednávka servisu hned několik nadbytečných kroků. Zákazníci objednávali e-mailem, z e-mailu zaměstnanec přepsal požadavek ručně do ERP systému a na papírový protokol. Ten předat technikovi, technik musel zákazníkovi vydat papírovou účtenku a zase ručně zadávat informace do systému,“ říká Doubek za Dactyl Group.

Objednávky v této firmě zefektivnila mobilní aplikace a objednávkový systém napojený na ERP, o obsluhu se pak nemusel starat nikdo jiný než technik.

„Kdyby to firma řešila dřív, mohla ušetřit desítky hodin měsíčně a podstatnou část nákladů,“ dodává Doubek.

Firmy nevědí, že nevědí

Co brzdí firmy v rozvoji? Možná to, že si neuvědomují své slabiny. Po letech používání stejných procesů je totiž těžké si vůbec představit, že by firma mohla fungovat jinak. Pro úsporu času, peněz i snížení chybovosti pomocí automatizace procesů je ale podle Dactyl Group prostor téměř vždy.

„Je pochopitelné, že nevidíme ven z toho, co máme zažité,“ říká Milan Doubek. „Příkladem může být firma, se kterou jsme spolupracovali relativně nedávno. Na vyřízení každé faktury se tam podíleli 3 lidé včetně majitele a nedokázali si představit, že by to šlo i jinak. V celém procesu bylo několik kroků předávání informací, při kterých nutně muselo docházet k chybám. Vše vyřešila poměrně jednoduchá mobilní aplikace.“

Pomoci může konzultace s odborníky, kteří vidí firmu zvenčí. Dokážou zhodnotit firemní procesy s nadhledem a najít řešení. Dobrý dodavatel se postará o to, aby firmě digitalizace ušetřila víc, než kolik bude stát.

„Návratnost investice je podle mě to nejdůležitější, na co se musí vývojář zaměřit. My v Dactylu ji s klientem vždy probíráme a navrhujeme řešení, které má finančně smysl,“ uzavírá Doubek.