Místo rozlepování obálek dělejte něco užitečnějšího

O zvyšování efektivity dnes slyšíme všude. Není zapotřebí pracovat více, ale chytřeji. Přestat s rutinní a neefektivní prací. Například v kanceláři efektivitu výrazně zlepší digitalizace dokumentů. Tu můžete zajistit vlastními silami, například moderní multifunkcí (víte, jak si ji vybrat?), která papírový dokument nejen oskenuje, ale data z něj rovnou převede do Wordu nebo prezentace. Anebo můžete celou práci přesunout na někoho jiného a sami si uvolníte ruce od rozlepování obálek a skenování dokumentů, které příliš hodnot nepřináší. Outsourcing je pro tuto oblast vhodným řešením a do digitalizace se tak můžete pustit vlastně hned.

O 5 dní rychleji

Oběh a zpracování papírových dokumentů v organizaci je obvykle možné dobře popsat a jednoduše vyčíslit s ním spojené náklady. Přesně to stejné je možné udělat i u oběhu dokumentů v digitální podobě. Například běžné zpracování jedné faktury generuje podle průzkumu společnost AIIM interní náklady přibližně 250 Kč. To vytváří velký prostor pro zlepšení. Pokud firma začne faktury zpracovávat automaticky, výrazně se zlepšuje řada parametrů, které mají na náklady vliv. V průměru o pět dní se zrychlí zpracování faktur, o dvacet procent poklesne počet pozdních plateb a o dvě třetiny se sníží počet ztracených faktur. Další pozitivní přínosy, které uvádějí zákazníci, jsou snížení nákladů na zpracování faktur nebo lepší řízení cash flow.

Kompletně na klíč a se zárukou

Právě kompletní proces zpracování faktur od příjmu až po archivaci nabízí svým zákazníkům Canon. „V oblasti práce s dokumenty zajišťujeme řadu služeb; zpracování faktur je jen jednou z nich,“ říká Antonín Brož, ředitel divize Business Information Services. „Zákazníkům dodáváme na základě důkladné analýzy komplexní řešení na klíč zahrnující zaměstnance, technologie a procesní know-how, tedy jak na to. V návaznosti na implementaci služby pak přichází i nižší provozní náklady, efektivnější řízení procesů či přenesení určitých rizik na naši společnost.“

Přesné nastavení procesu záleží na konkrétních potřebách každého zákazníka, a proto se liší případ od případu. Vše samozřejmě probíhá v úzké spolupráci se zákazníkem a oddělením, jehož se změna týká. Služby spojené s digitalizací dokumentů a jejich dalším zpracováním zajišťuje Canon pro zákazníky z celé Evropy na specializovaných pracovištích Delivery Center Prague a Delivery Center Ostrava. Pracují zde špičkoví odborníci a pro své zákazníky tu Canon každý měsíc zpracovává miliony stran dokumentů.

A jak vypadá praxe? Úspora pěti lidí

Jedním ze zákazníků Canon je i česká pobočka logistické firmy DB Schenker, která se rozhodla zcela zmodernizovat a především zjednodušit oběh příchozích faktur. Dnes už její zaměstnanci s papírovými fakturami téměř nepřijdou do styku. Dopad na efektivitu práce shrnuje finanční ředitel DB Schenker Ján Lipták: „Díky celkové změně způsobu práce se pět našich zaměstnanců může věnovat jiným činnostem. Dnes už netrhají obálky, nezapisují obsah faktur a nedistribuují je dále po odděleních. Namísto toho se soustředí na práci s přidanou hodnotou – například mohou provádět cost control, tedy kontrolovat nákladové dohady na zásilkách a analyzovat příčiny odchylek.“

Canon pro DB Schenker zpracuje každý rok přibližně milion listů faktur a jejich příloh. Služba je postavena na centralizaci příjmu příchozích faktur, s jejich následnou digitalizací a vytěžením a ověřením klientem požadovaných údajů a jejich následným předáním elektronickou formou nazpět klientovi. Samotné papírové originály příchozích faktur po smluvně danou dobu společnost Canon pro zákazníka také archivuje. „Podobný systém samozřejmě dokážeme nabídnout každé společnosti, která se správou faktur potřebuje pomoci,“ uzavírá Antonín Brož.